Kto i w jaki sposób jest zobowiązany do utylizacji dokumentów?

Utylizacja dokumentów to powszechnie znany proces, który dla niektórych przedsiębiorstw czy instytucji państwowych jest czynnością obowiązkową. W dzisiejszych czasach ochrona danych osobowych jest dla wielu z nas kwestią priorytetową. Nic więc dziwnego, że po upływie określonego czasu ważne dokumenty powinny zostać zniszczone. Kto jest zobowiązany do utylizacji? W jaki sposób powinno przebiegać niszczenie dokumentów? Przyjrzyjmy się zagadnieniu z bliska.

Utylizacja dokumentów – dla kogo jest obowiązkiem?

Wbrew pozorom utylizacja ważnej dokumentacji nie jest procesem prostym. Należy dokładnie wiedzieć, które akta muszą ulec zniszczeniu. W związku z tym, że niektóre instytucje są zobowiązane do niszczenia przechowywanych akt, muszą doskonale znać obowiązujące przepisy prawa bądź skorzystać z usług profesjonalistów, których usługi dostępne są na stronie internetowej rhenus-data.pl.

Podmioty, dla których utylizacja dokumentów jest obligatoryjna to:

• szkoły,
• szpitale,
• urzędy,
• wszystkie inne niż wyżej wymienione podmioty publiczne,
• prywatne przedsiębiorstwa zajmujące się przetwarzaniem danych osobowych.

Co więcej, należy zaznaczyć, że obowiązek ten dotyczy wszystkich przedsiębiorstw, nawet tych, które prowadzą swoją działalność poza obszarem Unii Europejskiej, ale przetwarzają dane osobowe ich obywateli.

Jakie dokumenty podlegają zniszczeniu?

Utylizacja akt dotyczy tylko dokumentów nieaktualnych. Oznacza to w praktyce, że należy przeprowadzać w każdej firmie inwentaryzację, które posegreguje dokumenty, które utraciły swoją ważność, a ich przechowywanie jedynie zwiększa ryzyko wycieku danych osobowych, zwłaszcza wrażliwych.

W jaki sposób powinniśmy utylizować dokumenty?

Utylizacja dokumentów musi przebiegać w zgodny z prawem sposób. Najprostszą metodą jest zlecenie wykonania usługi niszczenia dokumentacji w ręce profesjonalistów. Warto jednak znać parę zasad. Przede wszystkim niszczenie dokumentów musi być efektywne. Oznacza to, że musi przebiegać w taki sposób, by odzyskanie poufnych danych nie było możliwe.

Co ważne, utylizacja dokumentów musi zapewniać całkowity poziom bezpieczeństwa i ochronę na każdym etapie. Utylizujemy jedynie dokumenty nieaktualne, a okres przedawnienia wynosi od 5 do 22 lat w zależności od rodzaju dokumentacji. Należy także zaznaczyć, że utylizacji nie podlegają jedynie dokumenty papierowe, ale także przechowywane na różnorodnych nośnikach elektronicznych. Najprostszą odpowiedzią na pytanie jak powinna przebiegać utylizacja dokumentów, jest odpowiedź – bezpiecznie i skutecznie.