Kiedy i jak można zniszczyć dokumenty firmowe?

Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji przez pewien okres. Z punktu widzenia ustawodawcy, akta księgowe oraz firmowe powinny znajdować się w bezpiecznym miejscu aż do czasu przedawnienia. Kiedy i jak można wykonać niszczenie dokumentów firmowych?

Jak długo przechowywać sprawozdania finansowe?

Już od roku 2019 przedsiębiorcy nie muszą bezterminowo przechowywać sprawozdań finansowych. Niszczenie dokumentacji może być wykonane po upływie 5 lat od zakończenia okresu rozliczeniowego. Usługa niszczenia dokumentów może być sprawnie przeprowadzona przez firmę zewnętrzną.

Jak długo przechowywać pozostałe dokumenty księgowe?

W przypadku innych akt księgowych, niszczenie dokumentacji można zlecić dopiero po upływie określonego w ustawie czasu:

• Księgi rachunkowe. Firma niszcząca dokumenty może przyjąć zlecenie po upływie 5 lat od okresu, którego dotyczą
• Karty wynagrodzeń dla pracowników i inne tego typu dokumenty. Zwykle okres ich przechowywania nie jest krótszy niż 5 lat. Dopiero później można zlecić niszczenie akt firmowych
• Paragony i dokumenty potwierdzające wpływ ze sprzedaży detalicznej. Przechowuje się je do momentu podsumowania roku obrotowego. Później można wykonać niszczenie dokumentów firmowych
• Akta dotyczące środków trwałych, w tym pożyczek i kredytów oraz umów handlowych. Skuteczne niszczenie dokumentów można zlecić po 5 latach
• Dokumenty rękojmi i gwarancyjne. Szybkie niszczenie dokumentów jest wykonalne po roku od utraty rękojmi lub po roku od uwzględnienia reklamacji

Powyższa lista nie jest zupełna, są to jedynie przykłady. Niekiedy niszczenie dokumentacji można zlecić dopiero po upływie okresu dłuższego niż 5 lat. Zawsze warto sprawdzić szczegółowe wymagania zawarte w ustawie.

Jak skutecznie niszczyć akta?

W celu usunięcia firmowych dokumentów, przedsiębiorca musi przestrzegać określonych procedur. Niszczenie akt zgodne z RODO może wykonać profesjonalna firma niszcząca dokumenty. Zlecenie takiego zadania zewnętrznemu podmiotowi to gwarancja, że wszystkie prace zostaną wykonane bezpiecznie i z poszanowaniem prawa.

Bezpieczne niszczenie akt to jeden z podstawowych wymogów, które muszą spełnić firmy zewnętrzne. Dane osobowe nie mogą być udostępnione osobom trzecim. Niszczenie dokumentów we Wrocławiu mona zlecić wyspecjalizowanym jednostkom, które dysponują przemysłowymi urządzeniami. Wysokiej klasy niszczarki całkowicie zacierają treść dokumentu. Takie bezpiecznie niszczenie akt jest nieodwracalne i zgodne z oczekiwaniami ustawodawcy.