Prowadząc własną firmę o dowolnym profilu działalności, zawsze generujemy dokumenty, które krążą w obiegu zamkniętym pomiędzy różnymi sektorami przedsiębiorstwa. Ważna dokumentacja, taka jak np. akta osobowe, po upływie określonego czasu powinna zostać zniszczona. O czym warto pamiętać by móc wykonać bezpieczne niszczenie akt? Jak powinno wyglądać skuteczne niszczenie dokumentów? Przyjrzyjmy się zagadnieniu z bliska.
Niszczenie dokumentów – jak wykonywać je prawidłowo?
Niszczenie dokumentów uregulowane jest przepisami prawnymi. Jest to ściśle określona procedura, której głównym celem jest ochrona danych przed niepożądanym wyciekiem. Niszczenie dokumentacji podczas którego dochodzi do wycieku różnorodnych danych, może mieć wpływ na wizerunek oraz finanse naszego przedsiębiorstwa. Niszczenie dokumentów, a więc ich utylizacja, powinna być wykonana w sposób bezpieczny zarówno dla poufnych danych, jak również środowiska naturalnego. Bardzo często niszczenie dokumentacji na tzw. własną rękę, polega na wyrzuceniu pliku dokumentów do kosza (co jest rażącym naruszeniem obecnie obowiązujących przepisów), pocięciu ważnych dokumentów w pasy przy pomocy nożyczek czy spalanie papierów w piecu.
Niszczenie dokumentacji – o czym warto pamiętać?
Niszczenie dokumentacji to złożony proces, podczas którego należy pamiętać o:
- transporcie dokumentów w szczelnie zamkniętych pudełkach, palecie bądź worku,
- zastosowaniu plomby numerycznej,
- protokole nadania oraz odbioru,
- dowodzie przyjęcia dokumentów do utylizacji,
- właściwym terminie niszczenia dokumentów (48 godzin od przyjęcia).
Niszczenie dokumentacji – oddaj sprawę w ręce profesjonalistów
Pomimo tego, że niszczenie dokumentacji może być wykonywane samodzielnie, warto postawić na firmę Destroy. W ramach oferowanych przez markę usług możemy liczyć na profesjonalne niszczenie dokumentów. Korzyści, które płyną ze zlecenia outsourcingu w zakresie utylizacji dokumentacji to m.in.:
- bezpieczne niszczenie dokumentów,
- minimalizacja ryzyka kradzieży danych poufnych,
- zwiększona ochrona prywatności,
- rozwiązanie bezpieczne dla środowiska naturalnego,
- oszczędności związane z utrzymaniem i serwisowaniem własnych niszczarek oraz opłatą za wywóz odpadów.
Jak widać, niszczenie dokumentów oddane w ręce prawdziwych profesjonalistów to szeroka gama różnorodnych korzyści. Warto więc skorzystać z usług doświadczonych przedsiębiorstw, które dołożą należytej staranności by wszelkie dane zawarte w naszych utylizowanych dokumentach nigdy nie ujrzały już światła dziennego.
No Responses Yet