Przechowywanie dokumentów to obowiązek nałożony poprzez ustawy. Każda najmniejsza nawet firma, czy jednoosobowa działalność gospodarcza generuje powstanie dokumentów. Są to zarówno akta w formie tradycyjnej, czyli papierowej, ale także dokumentacja gromadzona elektronicznie.
Obowiązkowe przechowywanie akt podyktowane jest odpowiednimi ustawami. Firma, która zatrudnia pracowników kieruje się art. 94 pkt 9a Kodeksu Pracy. Przechowywanie ksiąg podatkowych i dokumentów księgowych są obowiązkiem według art. 86 par. 1 ordynacji podatkowej.
Każdy przedsiębiorca posiada też dokumentację związaną z rozliczeniami z ZUS-em. Przechowywanie dokumentów księgowych dotyczących tej instytucji określa art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Przechowywanie i archiwizacja dokumentów
Czynności przechowywania dokumentów są niezbędne w celu wglądu do nich w razie potrzeby ustalenia określonych faktów. Drugim istotnym celem jest udostępnienie akt organom kontrolującym.
Przechowywanie i archiwizację dokumentów można powierzyć specjalnie wykwalifikowanej firmie. Ekoakta zadbają o profesjonalne zabezpieczenie ważnych akt, monitoring ich ważności oraz udostępnienie na każde żądanie właściciela.
Jak długo przechowywać dokumenty księgowe?
- Dokumenty księgowe np. rozliczenia Pit, deklaracje, dowody zakupu i sprzedaży, rozliczenie ulg podatkowych, VAT – 5 lat od roku, którego dotyczy dokumentacja,
- Dokumenty ZUS – przechowywanie dokumentów złożonych do końca 2011 roku przewiduje 10 lat. Od 1.01.2012 roku czas ten skraca się do 5 lat,
- Dokumenty kadrowe – dokumenty dotyczące zatrudnienia osób przed 2018 rokiem przewidują 50 lat przechowywania od momentu ustania zatrudnienia. Od stycznia 2019 ustawodawca skrócił okres do 10 dla osób zatrudnionych od 2019 roku.
Zasady bezpiecznego przechowywania akt
Wszystkie dokumenty potwierdzające działalność powinny być objęte specjalnymi zasadami. Obowiązuje tu zakaz wglądu do akt osobom niepowołanym. Obowiązek taki posiadają osoby odpowiedzialne za przechowywanie dokumentów oraz właściciel. Wymaga się od nich zarówno zabezpieczenia dokumentacji papierowej, ale także elektronicznej.
Źródło: https://www.ekoakta.pl/
No Responses Yet