28
25

Prawidłowe i bezpieczne archiwizowanie dokumentów firmowych zgodnie z wytycznymi RODO

Przedsiębiorstwa różnią się sposobem działania, poziomem złożoności, branżą i wieloma innymi czynnikami. W każdej firmie spotkamy się jednak z dokumentacją. Przepisy nakazują, aby niektóre akta pozostawiać przez określony czas (dzięki temu można przeprowadzić np. potrzebne kontrole). W praktyce oznacza to, że każde przedsiębiorstwo musi zatroszczyć się o porządkowanie i właściwie przechowywanie swoich dokumentów. Właśnie w tym celu określa się standardowe zasady, wyznaczające pracę osób, odpowiedzialnych za archiwizowanie akt.

Archiwizowanie dokumentacji a RODO, czyli co musisz wiedzieć, żeby właściwie zabezpieczyć ten proces?

Aby przestrzegać RODO, musimy dbać o to, żeby każdy etap archiwizowania dokumentacji był szczelny pod względem bezpieczeństwa. W pomieszczeniu, w którym porządkowane są dane nie mogą przebywać osoby nieuprawnione do zapoznania się z zawartością akt. W praktyce więc musimy wyznaczyć odpowiednie stanowiska pracownikom, którzy będą odpowiedzialni za takie zadanie, jak archiwizowanie dokumentacji.
Liczy się także uważność. Żaden dokument nie może się zgubić. Jeśli akta zawierające dane osobowe dostaną się w niepożądane ręce, będziemy musieli zmierzyć się z konsekwencjami złamania RODO. Można do nich zaliczyć:

  1. wysokie kary pieniężne;
  2. utrata zaufania klientów i partnerów biznesowych.

Bezpieczna archiwizacja dokumentów firmowych

Jeśli chcemy mieć pewność, że archiwizacja dokumentacji została przeprowadzona z zachowaniem wszystkich wymaganych zasad bezpieczeństwa, powierzmy to zadanie specjalistom, takim jak firma Proarchiv. Wykwalifikowani usługodawcy zatroszczą się o to, żeby archiwizacja dokumentów w firmie została przeprowadzona ekspresowo, precyzyjnie.
Taka archiwizacja dokumentów firmowych to pewność, że nasze zbiory będą właściwie uporządkowane. Efekt? Funkcjonalne archiwum, brak problemów ze znalezieniem poszczególnych akt, ułatwione wykonywanie codziennych obowiązków i zerowy stres w razie kontroli.

Show Comments

No Responses Yet

Leave a Reply